回覧板の円滑な回し方を班長経験者が伝えます!トラブル回避術4選!

町内会に加入していると、順番で班長の仕事が回ってくる場合があります。

班長の仕事の一つとして上げられるのが

「回覧板を回す仕事」

いざやってみると色々な問題が出てくることがあります。

既に班長を経験した私が実践した、回覧板トラブル解決策をお伝えします。

 

 

回覧板を円滑に回すために班長がチェックしておくこと3つ

「町内会の班長になってしまったー!!」

長年同じ場所に住み続け、町内会に加入していると順番で班長の役目が回ってくる事があります。

町内会班長の仕事の一つといえるのが

「回覧板を回す仕事」です。

班長になる前までは、なんとなく受け取り、次の人へ回していた回覧板。

いざ自分が最初に回覧板を回す役目になったら、色々分からないこともあって、ちょっと不安になりますよね!

最初は班長になって回覧板を回すって、何から始めていいのやら戸惑いました!

 

 

 

慌てなくても大丈夫です。

まずは班長の役目が回ってきたら、次のことをチェックし円滑に回せる準備をしておきましょう。

備えあれば憂いなしです!

それではそれぞれ詳しく解説していきます!

 

前任班長の引き継ぎ内容をチェック

最初にチェックしておくべきことは、前任班長からの引き継ぎ内容です。

私が町内会班長を経験したときもそうでしたが、大体は前任班長から仕事内容の引き継ぎがあると思われます。

そこで回覧板の回し方はもちろん、その他の班長がやる仕事を全て教えて頂く事ができます。

引き継ぎの時に内容を確認して、不明な点はどんどん聞いておきましょう。

前任の班長が引越などで町内会を去らない場合は、自分が班長になったあとも分からないことがあれば聞いたりできるので、かなり頼もしい存在です。

しっかり引き継ぎをしてもらいましょう。

 

回覧板を回すメンバーのチェック

次にチェックしておくべきなのが、どこのお宅に回覧板を回すのか確認することです。

一つの班は大体20～30世帯くらいのメンバーで構成されているのではないでしょうか。

そのうち回覧板のメンバーに入っていながら、様々な事情で回さないでほしいというお宅もあります。

仕事で不在がちだとか、高齢だからとか、様々な事情で回覧板を断られる方がいますよ。

 

 

 

こちらも前任の班長に確認しておくのが1番ですが、もし引き継ぎなどがうまくされず、確認が難しいようであれば

自身が班長になって1番最初の回覧板を回す時に、

「今後回覧板が不要な方はお知らせ下さい」といった、簡単な文書を付けてあげると親切かもしれませんね。

 

私も班長をやっている最中に「回覧板不要です」と自ら申告してきて下さる方がいました。

このように回覧板が不要であれば相手のほうから申告してきてくれると思うので、状況に合わせた臨機応変な対応を心がけましょう。

 

回覧板を回すための備品をチェック

最後にチェックしておくべきなのが、回覧板を回す際に使用する備品のチェックです。

もちろんこちらも前任班長から引き継ぎされるとは思いますが、回覧板を回す際に必要な備品が揃っているかしっかり確認しておきましょう。

とりあえずこの2つがあれば回覧板を回すことができます。

 

こうして見ると回覧板を回す作業はさほど難しいことではなさそうですよね。

 

 

 

それではただもらった文書を回すだけなのに、ここまで準備して回覧板を回したほうがいいのはナゼなのか、その理由をお伝えいたします。

 

 

回覧板を回すとき班長が注意しなければいけない用件があるから

このようにただ回覧文書をバインダーに挟んで回すだけであれば、簡単で誰でもできそうな作業のように思われます。

しかし、回覧板を回すとき班長が注意しなければいけない用件もあります。

 

至急扱いの用件

申込期日が迫っている用件などは注意が必要です。

例えば私が班長をしていたときに至急扱いで回覧していたのが、毎年4月に開催される町内会総会の出欠確認の案内です。

こちらは欠席の場合(大体の方が欠席されるのですが)、

「出席しない代わりに総会で決まったことは賛成ってことでいいですよー」

といった意味合いの『委任状』を各家庭から回収するよう命じられるのです。

町内会も春先で忙しいのかこれまた結構ギリギリのスケジュールで依頼してくるものですから、総会までの限られた日数で回答を回収しなければならないのです!

4月に班長になったばかりなのに、早速大仕事を任されてしまいましたー!

 

 

 

通常の場合、次に回覧板を回すお宅のポストに入れて終了なのですが、

至急扱いの場合、回覧板をすぐに見て頂く必要がありますので、

チャイムを鳴らして

「至急の回覧ですので宜しくお願いします」と、声をかけて手渡してもらうようにお願いしていました。

ちなみに町内会総会の委任状は各家庭に一枚ずつ文書をとって頂き、記入が済んだら我が家のポストに入れて頂くようお願いの文書も添付しました。

 

一例ではありますが、時に回覧板は至急扱いで回さなければならない用件も発生するので、そんな時はこのように一工夫する必要があります。

 

集金が絡む用件

自治体によっては回覧で募金や寄付金の回覧が回ってくることもあるようで。

私が班長をしていた町内会ではそういった回覧はなかったのですが

(コロナ禍で自粛されていたのもあるかもしれません)

小銭とはいえお金を入れたものを回覧するのは大変危険だと思われます。

もしこういったお金を集めるタイプの回覧がある場合は、班長宅のポストに封筒に入れて投入してもらうのが安全なのではないかと思います。

お預かりした大切なお金、見えないところで紛失したりしたら大問題ですよー!

 

 

 

金額に関わらずよそ様の大切なお金ですから

できれば直接預かる方法がベストではないかと思います。

町内会によって色々な方法や方針があると思うので、こちらも前任班長に確認しておくといいですね。

 

各家庭に配布物がある要件

こちらも紙１枚の文書であれば、各家庭分をバインダーに挟めておいて

「各家庭一部ずつお取りください」

といったメモなどを付けて回覧できるのすが、

先ほども登場した町内会総会の議案書など、なかなか立派な厚みのある冊子を回さなければならない場合もありました。

そうなると当然バインダーに挟むこともできないので、各家庭のポストに一部ずつお届けする方法をとったことがあります。

まるでポスティングのアルバイトをしてる気分でしたよー!

 

 

 

このように、たかが回覧板といえども、期日があるものや、お金が絡むもの、そして通常の回覧で回せないものなど

回覧文書はバリエーション豊富なので班長になった場合は注意し工夫して回さなければならないこともあります。

 

 

 回覧板を回すとき班長にオススメしたいトラブル回避術4選!

このようにたかが回覧板といえども、様々なパターンが想定されます。

そうなると残念ながらトラブルが発生することもあります。

私が班長をしていたときに実践していたトラブルの回避術をお伝えしますので、

万が一の場合は参考にしてみて下さいね!

 

期日があるものはメモしておく

先ほどは至急扱いの例ということで、町内会総会の委任状回収の期日を例にお伝えしましたが、期日のある回覧を回さなせればならないことも多いです。

例えば自治体で行われている健康診断の申込とか、イベントのチケットの申込とかは期日に注意していましたよ!

 

 

 

そういった内容の文書を回す際はあらかじめこちらでも申込期日をメモしておいたほうがいいでしょう。

もちろん期日に余裕があるようであれば先ほどのように至急扱いにする必要はありませんが、

どこかで回覧板が滞ってしまうと、申込期日が切れた文書を回覧することもありえます。

申込期日間近なのに回した文書が戻ってこないのであれば、どこで止まっているのか速やかに調査したほうがいいでしょう。

 

大事な書類は予備を用意しておく

これは回覧板を回した際に各家庭での紛失に備えての対策です。

私自身は回覧板は読んだらすぐに次のお宅に回してしまうのですが、忙しかったらついつい忘れてしまう方もいらっしゃるかもしれません。

そんなつもりはなくても回覧板を無くしてしまった!という家庭も実際にあるんですよね。

 

 

 

先ほどもお伝えしたような、申込期日がある文書だったり、他にも重要度が高い文書は

紛失されてしまうと大変なことになります。

私が班長だった時はそういった紛失があっては困る文書は写真を撮っておいたり、コピーをとっておいたりしたこともあります。

少々ひと手間ではありますが、トラブルを回避するためには備えておいて損はないと思います。

 

町内会の掲示板がある場合は利用する

町内会で使用できる掲示板がある場合、上記のような期日のある文書、あるいは紛失されると特に困る文書などは、

回覧板を回すのと同時に掲示板に貼り出しておくと、いつでも誰でも自由に閲覧できるので有効的です。

ただし、個人情報が掲載されているものは控え、期日がある文書はその期日が終了したらすぐに文書を外す事を忘れないように気を付けて使用しましょう。

 

困った時は前任班長や町内会長に相談

その他にも思いがけないトラブルに遭遇することがあるかもしれません。

その場合は１人で抱え込まずに前任班長や町内会長に相談してもいいでしょう。

おそらく町内会の班長の任期は１年程度のところが多いと思いますが、たった１年とはいえ慣れない作業も多く、特に最初のうちは混乱することもあるかもしれません。

あまり気負わず周りの方の手を借りて無理をしないことも重要です。

私も前任班長や、町内会長にもたくさん助けてもらいましたよー!

 

 

 

 

回覧板の円滑な回し方「こんなときどうする?」【番外編】

班長になるならないに限らず、回覧板の回し方にまつわる疑問で多かったのが、

といった内容です。

こちらも番外編ということでまとめてみましたので是非ご覧下さい。

 

回覧板を回す時にチャイムは鳴らすのか?

最初の疑問は

「回覧板を回す時にチャイムは鳴らすのか」です。

この疑問に関しては正解はなさそうです。

というのも、かなり地域差や個人差が出る問題だからです。

チャイムを鳴らす派、鳴らさない派の意見をまとめてみました。

至急の回覧板ではなく通常の回覧板でも、チャイムを鳴らして直接手渡しするという意見もありました。

確かに、回覧板を回すお宅が長期の留守であれば飛ばして次のお宅に回すこともできますし、

そういったリスク回避のためにも必要な行動かもしれません。

ご近所どうしの様子を確認できるというのは、回覧板のメリットと言えるかもしれませんね。

 

 

 

それでは逆にチャイムを鳴らさない派の意見も見てみましょう。

私も家から一歩も出る予定がない日は、とても人様の前に現れてはいけない姿をして生活しておりますので(笑)

できることならそっとポストに入れていってくれると嬉しいなと思うタイプです。

家事に追われているときもそうかもしれません。

子ども達が小さい頃、やっとの思いで昼寝させたのにチャイムの音で目を覚ました時はショックでした。

 

 

 

このようにチャイムを鳴らす、鳴らさないは、その町内会のルールに従うべきかもしれませんが、

各家庭の事情に合わせてどうするか決めることも重要なのではないでしょうか。

実際に回覧板をやりとりするのは、「回覧板を受け取る家庭」と「回覧板を渡す家庭」の2つの家庭になるかと思います。

あらかじめチャイムを鳴らしたほうがいいのか、鳴らさない方がいいのか、

互いに確認しておけばトラブルを防げるかもしれませんね!

 

回覧板がポストに入らない時はどうするのか？

次の疑問は

「回覧板がポストに入らない時はどうするのか?」です。

こちらは前述の通りチャイムを鳴らして直接手渡すのであればクリアできそうな問題ですが、

ポストに入れるとした場合、回覧板文書の厚みがあったり、渡す先のポストが小さかったりして入らない場合があるかもしれません。

こんなとき、

といった方法が見られました。

どちらも天候が悪い場合は避けた方がいい方法かもしれませんが、

ポストに入らない場合有効な方法だと思います。

ただ、こちらに関してもやはり回覧板をやりとりする家庭と事前に話し合っておくのがベストだと思います。

最近は昔ほどご近所付き合いが少ない世の中ですが、最低限でもお互いのルールを共有しておくことが、円滑なご近所付き合いにつながるのかもしれませんね。

 

 

回覧板の円滑な回し方を班長経験者が伝えます!トラブル回避術4選!-まとめ-

• 班長になって回覧板を回す作業をする前に、前任者の引き継ぎ、メンバー、備品などしっかりチェックしておこう
• 回覧板には至急のものや集金が絡むもの、配布物があるものもあるので注意して対応しよう
• 班長になって回覧板を回す際のトラブル回避術は①期日のある文書のメモ②コピーや画像を撮って保存③掲示板利用④町内会長に相談するの4つ
• 回覧板を回す時チャイムを鳴らすか、ポストに入らない時はどうするのかといった問題は回覧板をやりとりする家庭間での話し合いが重要

今回は町内会の班長になった場合の仕事の一つとも言える「回覧板を回す仕事」をどのように進めればいいのかお伝えしました。

初めてのことだと色々不安や戸惑いがあるかもしれませんが、前任の班長に引き継ぎしてもらい、しっかり事前準備をしておけば基本的には難しい仕事ではありません。

たまにイレギュラーな作業がやってきたと時やトラブルが発生した時も、元々存在しているルールにのっとりながら、各家庭の事情に合わせて臨機応変に対応すれば問題解決できるはずです。

何かと大変な事もあるかもしれませんが、自分の住んでいる地域やご近所の事を知っておくのも大切な事だと思います。

せっかくの機会なので前向きな気持ちで取り組んでみて下さいね!