シャチハタのクラウド版?!ShachihataCloudの紹介

シャチハタはもう持ち運ばなくてよくなりました。

更に捺印だけじゃなく、業務の管理の効率化も図れるアプリがあるなんて、一石二鳥だと思いませんか?

この記事では、Shachihata Cloudの内容から魅力などを余すことなく紹介させてもらいます。

 

 

シャチハタのクラウド化?Shachihata Cloudとは

商品名Shachihata Cloud（シャチハタクラウド）はシヤチハタ工業株式会社が展開している、

クラウド上で捺印の管理だけでなく、仕事上のあらゆる問題を管理できる業務用ツールになっています。

特徴をいうと、Shachihata Cloudは紙で行っていた捺印を電子化できる電子印鑑サービスです。

紙で行っていた手順のまま社内文書リレーを電子化できるため、導入のハードルが低い点が特徴です。

 

 

Shachihata Cloudには魅力が詰まっています。下で知ってもらいたい魅力を5つ紹介したいと思います。

 

セキュリティレベルが高い

Shachihata Cloudでは、捺印一つひとつに固有のIDが付されているので、いつ誰が捺印したのかを確認することができます。

本人認証機能もあり、パスワードと「QRコード認証」or「メール認証（認証コード）」を選択して

利用できる二要素認証を採用しています。

また、オプション機能になりますが、電子署名やタイムスタンプにも対応し、高度な電子文書の原本性を証明できるものもあります。

 

紙書類と同じ感覚で捺印できる

Shachihata Cloudでは、ワードやエクセルなど、

今まで使用していたソフトやフォーマットで作成したファイルをアップロードし、捺印することが可能になります!

捺印が紙と同じ感覚なので、変化を感じさせません。

 

捺印以外の機能も充実

Shachihata Cloudでできることは、電子文書への捺印だけではありません

文書の回覧や、承認ルートの設定、ファイル保存や検索など、便利な機能を利用することができます。

承認ルートの設定は、予め申請書や稟議書の承認者を決めておくことで、承認ルートの確認にかけていた時間を短くできます。

また、回覧や承認された文書は検索できるし、ダウンロードもすることもできますし、書類を探す手間を減らすことができます。

 

導入・操作がシンプル

Shachihata Cloudは、ソフトウェアのインストールが必要なしで、ログインするだけでOK。

なのでパソコンが苦手な方でも、やさしい操作性です。

捺印も、ワードやエクセルで作成した文書をアップロードして行えるため、業務の流れを変えることもありません。

 

30日間の無料トライアルをお試しできる

「シャチハタクラウド」では、最長30日間の無料トライアルが体験できます。

無料の電子印鑑のメリットやデメリットを知ることも重要で、用途に合っているか、長く使えそうかの判断材料にしてください。

 

Shachihata Cloudは機能を選んで、要件に合った社内の課題や要望に応じて機能を組み合わせることができます。

既存のシステムと一緒に導入する場合も 機能の重複を少なく抑え、ムダのない運用ができると好評です。

またシンプル画面でマニュアルが殆ど必要ありません。誰もが使いやすいと言われているサービスです。

 

 

シャチハタのクラウド版Shachihata Cloudのログイン方法

ログイン方法はいたって簡単。

下のようにログインページが用意されているので、ユーザー名（メールアドレス）とパスワードを

ログイン画面で入れることにより入れます。

ページが用意されているのでわかりやすいですね。

※下は登録した最初の状態時です。Shachihata Cloudはあらかじめ管理者による利用者登録が必要になります。

 

1利用者画面へのログイン

1.Shachihata Cloudから受信した「[Shachihata Cloud] 初期パスワードのお知らせ」メールを開き、［ログイン画面に移動］をクリックします。

※こちらで、仮パスワードが発行されます。

　↓

2.「メールアドレス」「仮パスワード」を入力し、［ログイン］ボタンをクリックします。
※「ユーザー名」には登録されているメールアドレスを入力してください。
※［ログイン状態を保存する］のチェックボックスにチェックを入れると、次回よりログイン操作を省略することができます。

引用：シャチハタクラウド基本操作マニュアル

 

ログインできないんだけど…

まずは利用者画面へログインしましょう。

※ログインする際には、あらかじめ管理者による利用者登録が必要になりますので注意してください。

パスワードを忘れた際には再設定もできますので画面の指示に従って、パスワードの登録のし直しをしてください

 

管理者のログインの方法は?

管理者設定や新しい管理者を登録できます。

管理者画面にログインできるようにするには、有効化とパスワード設定依頼メールの送信が必要になります。

 

 

シャチハタのクラウド版Shachihata Cloudの使い方

Shachihata Cloudの使い方は、システムが簡単に出来ているので、すぐ理解できると思います。

シンプルな表示画面になっており、操作も使い方もやさしいのでマニュアルの必要さを感じません。

（使い方で不安が見られる方用に一応マニュアルはあります）

 

下にあるShachihata Cloudの使い方を見て、業務に合わせた機能を見つけましょう!

 

電子印鑑

お使いの印鑑をそのまま電子化可!

角印や代表印のオーダーメイドもできますし、認印や日付印は即時に発行してもらえます。

悪用や不正を防ぐ管理システムも備わっており、いつ・誰の捺印かの跡を残す日時やユーザーID(メールアドレス)をつけたり、

捺印の履歴を台帳で一括管理しており、ひと目でわかる工夫もされています。

 

ワークフロー

申請者にて柔軟にルート設定が可能になっています。

社内での回覧はもちろん、Shachihata Cloudに登録のない社外の方にも無料で文書の回覧が行なえます。

見てもらいたい文章がどこで止まっているのか、など決裁状況はリアルタイムで確認ができます。

 

グループウェア

業務を行なう上で、起こりやすいチームの悩みをグループウェアが解決しちゃいます。

情報が散らかって、大事な共有が埋もれちゃう‥

承認フローに時間がかかって書類の締切が…

リモートワークでメンバーの状況が把握しづらい…

Shachihata Cloudは情報共有や、コミュニケーションなど組織の課題にもこたえてくれます。

社内のスケジュールや情報をオンラインで一元管理し、業務効率を向上させるシステムも入っています。

紹介したい標準機能として、手軽に社内への情報の共有ができる掲示板や、

内線表として活用したり、利用者名簿などに使える社員名簿も入っています。

 

情報管理

全社へのお知らせやスケジュールを共有するポータル機能もあるのがShachihata Cloudの特徴です。

スケジュール管理や予定の共有、会議室などの予約ができるスケジューラーや、

クラウド上で出退勤の打刻ができるタイムカードなど有料のオプションと合わせてもいいけど、

標準機能はそれだけとしても充実しています。

 

ファイル保存

Shachihata Cloudは回覧した書類をクラウド上で保存することができます。

また取引先と捺印した書面も、お互いに1年間ダウンロード可能です。長期保存に対応したオプションもありました。

 

Word/ExcelをPDFに変換

さまざまな様式の申請書や決裁書をPDF化してシャチハタクラウドのワークフローで捺印や回覧、承認を可能にしてくれます。

そのままペーパーレス化ができます。

 

スマートフォン対応

スマートフォン用アプリもあり、外出先でも申請や承認が行えるフットワークの軽さも○!

 

 

シャチハタのクラウド版Shachihata Cloudのマニュアルはあるの?

シャチハタクラウドは基本動作マニュアルを導入しており、動画で確認ができるようになっています。

 

 

 

シャチハタのクラウド版Shachihata Cloudの料金は?

シヤチハタの電子印鑑は低価格が売り。料金はユーザーの人数により変わりますが、

1ユーザー110円(税込)から使うことができます。

また標準機能以外にも、別途の料金を支払うことで様々な有料オプションを使うことができます。

 

 

様々なラインナップを取り揃えています!使いやすいものを選びたいですね。

 

 

シャチハタのクラウド版Shachihata Cloudの気になる評判

シャチハタクラウドの評判はどんな声があるのでしょうか、下に口コミを見つけたので載せてみますね。

リモートでの稟議対応が快適化　★★★★★

　良いポイント

常にShachihata Cloudを確認していなくても、
メールで稟議の依頼が来るため、見逃さずに回議することができる。
また、印鑑情報に日付も入力できるため、
稟議がいつから始まったのかも確認しやすく、とても便利。

改善してほしいポイント

稟議を回議した後に、確認してみると、上手くできていないときがある。
何故そうなってしまうのかわからないが、せめてエラーメールなどを送ってほしい。
または、稟議完了した旨のメールを送って、確実に回答できたことを確認できるようにしてほしい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

今まで紙で稟議を回していたところだったのが、
Shachihata Cloudを導入してから、リモートでも対応が可能となった。
無意味な出社が不要となり、快適に作業を行えるようになった。

引用：ITreview

使っている方の意見を聞くと参考になります。公式サイトからじゃ得られない情報が選ぶポイントになりますね。

 

簡単導入の簡易電子印　★★★★☆4

この製品のいい点

導入検討が短期間で可能、簡易的にデジタル認印、社内日付印としてスタート・運用が出来ました。 費用面も基本機能だけでしたら安価と考えます、電帳法対応や電子署名の機能拡充を望みます。

Shachihata Cloudの改善してほしい点

ダッシュボードの機能名(＊＊一覧)が判り難い、案件毎の格納・検索場所が判り難い。 PDFダウンロードもフォルダ指定でなくブラウザで開封が手間と感じる

Shachihata Cloud導入で得られた効果・メリット

社内帳票や簡易的な書類への押印のリモート対応での回覧の速度向上、ワークフロー設定での書類持ち回りが減らせるなど業務効率の向上が図れている。

引用：ITトレンド

簡単に導入できるのは嬉しいですね。表示がわかりにくいのは直してほしいところです。

 

とにかくシンプルで最低限  ★★★☆☆3

この製品のいい点

とにかくシンプルで無駄な機能がなく使い方は簡単です。紙で稟議書回付していた頃より圧倒的に決裁時間も短縮されました。

Shachihata Cloudの改善してほしい点

判子のサイズを調整できるようにして欲しいです。判子を斜めに押す機能はありますが、正直それよりも訂正印や狭い場所への押印が出来るよう判子の拡大縮小機能を導入してほしいです。また重たいエクセルシートやPDFは容量の問題で添付できないのも難点です。

システムの不具合がありましたか？

PDFでアップロードした書類は画質が荒くなります。小さい文字には注意です。

Shachihata Cloud導入で得られた効果・メリット

紙での回付が廃止されたため、決裁時間が圧倒的に短くなりました。特に決裁者が海外にいる場合でも問題なく回付できるのがとても良いです。また容量の問題から添付資料を厳選する必要があるがあるため、逆に稟議がコンパクトになりました。

引用：ITトレンド

シンプルに使えるのは機能的ですね。ハンコのサイズの変更は、書式に合わせるとなると切実ですね…

 

応用性が低い　★★☆☆☆

良いポイント

クラウド型のシステムでウェブ上でID/PASSを入力することで利用ができます。
社内決裁を通す際に、このシステムを使っております。
操作項目が非常にシンプルなため、マニュアルを見て覚えることは、不要かと思います。
機能としては、最低限しかなく応用性がないため
逆に時間がかかることもあります。
今後は、現代のシステムに沿ったものになればと思います。

改善してほしいポイント

ファイルのアップロードがPDFのみです。
エクセルでのシートは、上手く出来ません。
また、申請フローで「差戻し」が起きた場合は、
もう一度、ゼロから申請しないと行けないので不便です。申請フロー（承認者）の選択は、体制や決裁項目が多いと探すのに時間が掛かるので、ユーザーごとの選択設定機能があれば良いなと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

見積もり・売上受注の社内申請・請求書等の発送依頼として使用しております。
地方オフィスに所属しているため、本社の決裁が必要な場合にこのシステムのお陰で「物理的な書類のやり取り~発送の時間が不要なため」時間圧縮が出来ていると思います。

引用：ITreview

”売り”のポイントが短所になっているパターンです。みんなが使いやすくなるといいですね。

 

シャチハタクラウドの評判を集めてみました。

実際に現場で使っているからこそ、使いやすい部分や変更してほしい点などの声は貴重かと思いました。

評判は様々なサイトでも確認できるので、導入するときには参考にしたいですね。

 

 

シャチハタのクラウド版Shachihata Cloudでの印鑑作成のやり方

シャチハタクラウドを使用するまでには時間がかかります。まずは印鑑作成から始めましょう。

パソコン決裁７は、パソコンにセットアップして利用するアプリですが、実際に利用するためには、

専用のサイトである「パソコン決裁 カスタマーサイト」を使って電子印鑑データを作成する必要があります!

電子印鑑の作成は、インターネットもしくは郵送での申し込みが必須です。

 

電子印鑑パック スタンダード、電子印鑑パック スダンダート スタンパー付パソコン決裁７の購入の場合

ネットからの申し込みは、カスタマーサイトから

ID登録 / ログイン

↓

情報送信（申し込み）

↓

シヤチハタにて電子印鑑作成

↓

約1週間で電子印鑑データのお受け取り

メールに記載されているURLよりダウンロードしましょう。

 

電子印鑑パック カスタムパソコン決裁７の購入の場合

カスタマーサイトでID登録とログイン

↓

入力中に表示される申込書を印刷する

↓

印刷した申込書に捺印して郵送

↓

シヤチハタにて電子印鑑作成

約1〜2週間で電子印鑑データのお受け取り

メールに記載されているURLよりダウンロードしましょう。

 

とこのような流れになっています。即座に登録して使えるわけではないのが残念ですが、利便性が高いので楽しみにお待ちください♪

 

 

シャチハタのクラウド版Shachihata Cloudは企業のみ使えるの?

この上までは企業用のシャチハタクラウドについて説明してきましたが、

去年に個人用の「Shachihata Cloud Personal」が提供開始となりました!

これにより個人でもShachihata Cloudが使えます。

料金もなんと無料になっています。（※回覧機能が欲しい方は、残念ながら有料の「Shachihata Cloud」を購入してください…）

サービス内容は、電子印鑑の作成と捺印、捺印した文書のダウンロードができます。ユーザー登録後、即日利用できます。

 

 

シャチハタのクラウド版?!Shachihata Cloudの紹介まとめ

・「Shachihata Cloud」クラウド上で捺印の管理だけでなく、仕事上のあらゆる問題を管理できる業務用ツールになっている

・魅力は

　セキュリティレベルが高い、紙書類と同じ感覚で捺印できる、捺印以外の機能も充実、導入・操作がシンプル

　30日間の無料トライアルをお試しできる

・ログインはユーザー名（メールアドレス）パスワードをログイン画面で入れることにより入れる

・使い方は　

　お使いの印鑑をそのまま電子化可　ワークフロー申請者にて柔軟にルート設定が可能に。

　情報共有や、コミュニケーションなど組織の課題にも答えてくれる

　全社へのお知らせやスケジュールを共有するポータル機能もある

　回覧した書類などをクラウド上に保存することができる

　Word/ExcelをPDFに変換、捺印や回覧、承認を可能に

　スマートフォン用アプリもあり、外出先でも申請や承認が行えるフットワークの軽さも○!

・基本動作マニュアルを導入しており、動画で確認ができるようになっている

・1ユーザー110円(税込)から。料金を支払うことで様々な有料オプションを使うことができる

・実際に現場で使っているからこそ、使いやすい部分や変更してほしい点などの声は貴重。

・シャチハタクラウドを使用するまでには時間がかかる。

   まずは印鑑作成から始め、電子印鑑の作成は、インターネットもしくは郵送での申し込みが必要

・個人用の「Shachihata Cloud Personal」は無料

 

をまとめています。企業でも個人でも業務の効率化を図れるのは嬉しいですね。

ぜひ試していただけるといいんじゃないかと思います。

ここまで読んでいただきありがとうございました。