こんにちは。本日は退職する時に顧客向けの手紙の書き方について記事を書いてみました。このコロナ禍で退職を余儀なくされた人や、会社を辞めて自身で事業を立ち上げる時に顧客の方へのお礼、感謝の気持ちを伝えたり、次のビジネスでも宜しくお願いしますと言ったあいさつをしたい人へ向けての記事になります。基本のテンプレートも例に沿って載せてみました。
退職する時の顧客への手紙の書き方にはこんなパターンがあります
退職時に顧客に手紙を出すパターンとして多いのは下記の例が多いです。
- 出産
- 介護
- 病気療養
- 担当者交代
- 結婚
- ビジネス起業
サンプルとして沢山例があったサイトのリンクを張ります。
ビジネス文書として記載をするのであれば「拝啓」に始まり「敬具」で終わる。加えて「時候・季節の挨拶」も入れてみるといいでしょう。ビジネス文書として書くのであれば、格調が高く相手に丁寧な印象を与えることが可能です。また「序文」「本文」「末文」と構成を考えて作成することで、相手に伝わりやすくシンプルな文章が完成します。
ビジネス文書には季節を取り入れる日本独特の「型」があります。ぜひ取り入れてみるといいと思われます。
ここでは必要最低限、共通して入れた方がいいワードをご紹介します。
1.季語・最初の挨拶
(例) 拝啓 〇〇の候 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
→長くならず端的に記載がポイントです
2.何月何日に退社するのか、またその退社予定日
（例）このたび〇月〇日付をもちまして△△△△△を退職することになりました
→本題に入るためこちらも結論を先に書く
3.退社理由
(例)シンプルに〇〇(退社する理由)
介護→今後は実家にて〇〇の面倒を見るため
病気療養→この度、病気療養に専念するため
寿退社→このたび結婚のため など
4.感謝の言葉
サンプルを出しましょうと言いたいところですが、ここは正直にお世話になった感謝の気持ちを表した方がいいと思います。例文などはいくらでもネットで探せば出てくると思います。しかし手紙の本質はこの感謝や伝えたい気持ちに大きく出ます。助けていただいたこと、思い出になるエピソード、たわいない会話の内容なども記載しておくといいかもしれません。
簡潔にというのを念頭に置いていただいて構いませんが、ちょっとしたエピソードを加えておくと感謝の言葉が伝わりやすいと思います。
(例) なにかと行き届かぬ面もあったことと存じますが、大過なく勤めさせて頂きましたのもひとえに皆様のご指導とご厚情の賜物と心より感謝いたしております。今後とも変わらぬご厚誼のほど宜しくお願い申し上げます など
5.締めの言葉
(例)
末筆ながら皆様のますますのご活躍をお祈り申し上げます
敬具
〇〇年〇〇月〇日 本人名前〇〇
→こちらも数多く記載の例がございますが、こちらが多く使われておりました。
退職する時の顧客への手紙・そもそも書く必要がある!?
結果から申し上げますと。ほぼ必須になります。書こうか書くまいかを悩んでいる方は以下の三点を参考にしてみてください。
1.辞める後腐れや後悔がない
退職時にせっかく辞めるのであれば気持ちよく退職したいものです。あの件ははどうなったか、担当は誰になるのか、あの人にお礼を言っておけばとけばよかったな等、新しい職場に行く足枷になります。退職時に大事なのは次に気持ちよく進める段取りです。ちゃんと準備しておくか否かでだいぶ変わってきます。
2.今後の自分の人生に関わってくれる人や友人になれそうな人など繋がりが持てる
営業や接客業の方は顧客と、友人関係やビジネス関係がしっかり構築されると今後自分に何かしらの関わりがある方が出てくると思われます。ビジネス上だけでなくふとした時の飲み仲間になったりして、自身の何かしらの助けになっていただくこともあるかもしれません。そうした時に連絡を取る手段や方法を決めてない時改めてこちらから連絡する時に手紙が有効な手段となります。
3.引き継ぎや、顧客喪失に繋がらないため
新しい担当に引き継いだり、〇〇さんがいないなら契約を切るなどの、製品や会社ではなく担当者が気に入ってくれてお付き合いをしてくれるような顧客の方もいらっしゃいます。そうした関係性のまま何の連絡もなく退職になってしまうと会社としても大きな損失とイメージダウンに繋がってしまうため、引継ぎや、顧客喪失につながらないためのお手紙を書いておくと、どういった理由で辞めてしまったのか、顧客の方も納得していただけると思います。
実際に退職時に顧客に手紙を出すのはアパレル、美容業界の人!?
執筆の際に色々調べていくと実際に退職時に顧客に手紙を出すのはアパレル、美容業界の人が多いということが判明していきました。こちらの理由としましては【退職率が高い】【接客業のため顧客や取引先の人と仲良くなりやすい】という結果になりました。
私の体験談になりますが一時期は美容業に携わっていた時期がありまして、そのときはやはりお客さんに一通手紙を書いたりしました、20代前半でよく可愛がってくれた年上の老年の方でした。差し入れを毎回もってきてくれたり、施術をアシスタントだった私によく頼んでくれたり楽しそうに笑ってお店で過ごした時間をとても感謝してくれました。
ビジネス的に大事なのは【シンプルに】【季語、締め、流れを大事に】【端的に理由を簡潔に】など、割とルールというか見えない暗黙の書き方のひな型みたいなものがありますが本当に大事なのは感謝したい気持ちと思いです。ちなみに私は季語も締めの言葉も退職日もその時は記載していませんでした。
その代わりにうまくない手書きと100均で買ったかわいいハイジのレターセットと長寿のお守りを入れて、口頭で話して退職日を伝えました。泣いてくれた方もいましたし、その後食事をご馳走してくれた人もいました。と、これ以上は大分私情が入ってしまうので止めておきます。
書く前に本当に大事なのは【感謝】と【恩返し】ということを少し頭の中に入れていただくことをお勧めします。
こちらは半沢直樹先生の大好きな名言です。
退職時に顧客に手紙は出すべき!?のまとめ
- 書くことは必須→退職時がスムーズ、今後の自身の役に立つ
- 書き方にはテンプレートがある、季語→理由→退職日付→お礼の言葉→締めの言葉
- 書く時に本当に大事なのはお世話になった気持ちを自身の言葉で伝えること
とはいったものの、今は手紙もそうですが、ラインやツイッターなどのSNSやメールでつながっている方も多いはずです。昔と違って手紙ではなくもっとライトにそしてフリーでお金がかからないような方法も沢山あります。どの方法で何を伝えるかは本人の自由です。
ただ今回自身も記事を書いていて思ったことは、インターネットが普及してきて相手へのお礼のメッセージが電子化し、気持ちがきちんと伝わりづらくなっている風潮も見えます。もともと手紙は飛鳥時代(西暦592年～西暦710年)から始まり平安時代では恋文(今でいうラブレター)として頻繁にやり取りされているものでした。
平安時代の恋文はセンスも字体のきれいさも要求されて一通書くのに一筆入魂していましたが、現在1通の手紙を書くのにそれほど気持ちを入れている人は恐らくいません。今後その人とのつながりを大切にするためや、お礼を伝えるためにあえて、昔ながらの伝統的な手紙という手法を使うのはとても良いことなのではないかと思いました。
ちょっとした小ネタですが先ほど簡単に私が書いた手紙の内容に触れた部分がありましたが、例えば手紙にお守りを入れるなどの物は相手がどうしていいか分からなかったり(もらっても捨てれない)など、ありえないほど殴り書きのような字体で書くのは逆に失礼なのでそこは常識の範囲内で書いていただければと思います。
この記事が皆様の今後のコミュニケーションの手助けになっていただけたら嬉しいです。ご一読いただき、ありがとうございました。