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在宅勤務ではコミュニケーションの工夫が必要!その工夫の方法とは?

4月に入り、新入社員の方でも在宅勤務が始まった方がいらしゃると思います。

でも、どうするのか不安になることもありますよね。

在宅勤務では、出社するときよりもコミュニケーションに工夫が必要になります。

どんな工夫が必要なのか、方法をお伝えします。

在宅勤務ではコミュニケーションに工夫が必要!その工夫の方法とは?

昨年の10月に在宅勤務者3000人に対して行われた調査では、在宅勤務で「コミュニケーションがしにくい」と答えた人は約5割を超えました。

年代別にみると、60代が【51%】、40代が【57%】、20代が【61%】、と若い人ほどコミュニケーションがしにくいと思っている人が多いということが分かりました。

だからこそ、コミュニケーションに工夫が必要なのです。

上司の方も他の社員がコミュニケーションをしやすいように努力していると思いますが、新入社員だからといって甘えてはいけません。

これからご紹介する方法をみて、自分でもできる工夫をやっていきましょう。

状況を積極的に共有することでコミュニケーションをとりやすくする

在宅勤務では、社内と違って、相手の姿が見えないため、あなたが何をしているのかが上司からは分かりません。

そのため、指示されるまで待つのではなく、自分から状況を積極的に共有するようにしましょう。

具体的には以下のようにしましょう。

  • 任された仕事の進捗(どこまで進んでいるか)を細かく報告する
  • 体調不良など仕事に影響が出そうな状況も共有する
  • 自分の予定をオンライン上の予定表にすべて書き込んでおく
  • 誰かに相談したいときは、チャットに書き込む前に相手の予定をオンライン上の予定表で確認する

このように、上司や部署の人たちと仕事の状況をお互いに把握することで、「誰が何をしているのか」が分かるので、上司もあなたも安心して仕事をすることができます。

あなたの仕事が遅れているようなら、他の人がフォローしてくれますし、あなたが仕事に詰まったときは、予定表で手の空いている人がいれば、その人に相談することができます。

ONとOFFの切り替えを宣言する

在宅勤務をしていても、決まった時間に起きて、就業を開始するときにメールやチャットで「おはようございます。」と挨拶することで、気持ちを切り替えることができます。

また、休憩するときや、終業のときも、宣言することが大切です。

「昼休憩にします。」「休憩から戻りました。」「今日は業務終了します。」など、何か一言でいいので送っておくと、状況の共有と一緒に自分の気持ちを切り替えるきっかけになります。

たった一言ではありますが、これも立派なコミュニケーションですよ。

チャットでのコミュニケーションは分かりやすく工夫する

チャットでのやりとりは、メールと違って、かしこまった文章を書く必要はありません。

LINEのように気軽に会話ができるのが、チャットの長所です。

しかし、相手は仕事で忙しい上司や先輩社員ですので、気の向くままに書き込むのではなく、分かりやすく書くことが必要です。

例えば、あなたが何か分からないことを上司に聞く場合は、要点(分からないこと)を冒頭に持ってきて、自分が聞きたいことを整理してチャットを送るといいですよ。

質問したいことが多いのであれば、箇条書きなどを使うと相手にも分かりやすくなるのではないでしょうか。

逆に、「私は○○と思って、○○したんですけど、○○で…」とダラダラした文章を送ってしまうと、結局なにが言いたいのかが分からず、上司に返事を後回しにされてしまう可能性があります。

素早い返事を期待しない

チャット上で質問をしたからといって、すぐに返事がくるとは限りません。

相手は仕事に集中しているかもしれませんし、お客様と話をしているかもしれません。

ここは友達とのLINEと違い、もどかしいところではあります。

本当に緊急で、すぐにでも返事が欲しい場合は、チャットの返事を待つのではなく、電話をしましょう。

しかし、何時間経っても返事が来ない場合は、忘れられているか、チャットを見落とされている可能性があるので、もう一度質問をしましょう。

ただ、あなたが上司や先輩社員からのチャットになかなか返事をしないと、「サボっている。」と思われるので気を付けましょう。

本当にサボっている肝の据わった新入社員の方もいらっしゃるかもしれませんが、在宅勤務だからといってサボりがバレないとは限りません。

詳しくは、下記の記事を読んでみてください。

ビデオ会議は映像をオンにしてコミュニケーションをとる

在宅勤務では、チャットでのコミュニケーションだけでなく、Web上でのビデオ会議が行われることもあります。

ビデオ会議では、映像と音声をオフにして参加することもできますが、部署内でのビデオ会議のときは、できる限り映像と音声をオンにするようにしましょう。

そうすることで、お互いの表情を確認しながらコミュニケーションをとることができますし、お互いの体調やメンタルヘルスを確認することもできます。

「部屋の中を見られるのが嫌。」という方もいらっしゃると思いますが、そういう場合は、何もない壁や窓を背景にしたり、バーチャル背景を設定すると恥ずかしさも減るのではないでしょうか。

雑談も大事なコミュニケーション

「仕事なのに雑談していいの?」と思うでしょうが、雑談は気持ちを切り替えたり、チームワークを作ったりするのに、とても効果的です。

会社内であれば、特に意識することもなく、話しかけられたり、話かけたりしますが、在宅勤務だとそうはいきません。

在宅勤務では、相手が何をしているのかが分からないので、「今、話しかけてもいいのかな?」と躊躇してしまい、孤独感や不安感に繋がる可能性があります。

部署内や同僚たちの間で雑談専用のチャットルームを作ると、気軽に参加することができるのではないでしょうか。

在宅勤務ではコミュニケーション不足になりやすい!対策はある?

在宅勤務ではコミュニケーションの工夫が必要であり、その工夫の方法をお伝えしました。

逆にいえば、工夫をしないと、コミュニケーション不足になりやすい、ということです。

コミュニケーション不足によるリスクとその対策をお伝えします。

コミュニケーション不足によるリスクはどんなものがある?

信頼関係を築くのが難しい

特に新入社員の場合、すでにあるチームに配属されることも多いと思います。

そうすると、他の人たちは顔見知りなのに、自分だけ誰とも会ったことがない、という状況になります。

そこで、コミュニケーション不足に陥っていると、チームと新入社員との信頼関係がうまく築けず、新入社員のストレスや離職に繋がる恐れがあります。

せっかく大変な就活を乗り越えて入った会社をすぐに辞めたくはないですよね。

そうならないためにも、先ほどお伝えしたコミュニケーションの工夫が必要になってくるのです。

コミュニケーションで誤解が生じやすくストレスを感じやすい

皆さんは友達とのLINEで、自分が何気なく送ったメッセージで相手が嫌な思いをしたり、逆に相手からの何気ないメッセージで嫌な思いをしたことが、少なからずあるのではないでしょうか。

在宅勤務の場合、文字でのやりとりが主流になるため、それと同じことが起こりやすくなっています。

友達同士なら、誤解を解くことも出来ると思いますが、会社での人間関係では、一度生まれた誤解を解くことはなかなか難しく、あなたの社内での評価に影響が出る可能性もあります。

文字のみのチャットの場合、あなたが送ったメッセージを相手がどう受け取るかは相手次第です。

誤解が生まれないように、送信する前に一度見返して、失礼のないようにしましょう。

コミュニケーション不足にならないための対策はある?

コミュニケーション不足にならないためには、あなたと相手の双方の気づかいが必要です。

お互いにできることは何なのか、ご紹介します。

チャットを頻繁にチェックする

コミュニケーション不足になる原因の一つとして、「会話に置いて行かれること」があります。

自分だけ取り残されて疎外感を感じないためにも、特に自分がかかわる仕事のチャットは頻繁にチェックするようにしましょう。

短くコメントする

チャットでは、LINEのように「既読」がつかないものがあります。

なので、「読みましたよ。」という意味も含めて、「了解しました。」や「ありがとうございます。」など、短くコメントするようにすると、コミュニケーション不足を解消する対策になります。

あなたが「返事はいらない」と思っている内容でも、送った相手は「何か返事が欲しい」と思っているかもしれません。

在宅勤務では、より相手の気持ちを考えることが重要になってきます。

ポジティブな言葉を使うようにする

これは、「誤解が生じやすい」リスクの対策です。

ネガティブな単語はあえて避け、ポジティブな単語を使うようにすると、誤解を生じる可能性を少なくできます。

ネガティブな言葉をポジティブに言い換える書籍などもたくさんありますので、不安な人は一度探してみては?

よけいな一言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑

断るときは理由を伝える

予定変更や何かをキャンセルするときは、必ず理由を伝えるようにしましょう。

「オンライン上の予定表に書き込んだから」「さっき予定を変更しなければならないようなやりとりをチャットでしていたから」といって「言わなくてもわかるだろう」と思っていると、思わぬトラブルになりかねません。

こういうときは、少し「くどい」くらいがちょうどいいかもしれません。

在宅勤務でのコミュニケーションでは雑談が大事!雑談の鉄板ネタをご紹介!

在宅勤務では雑談がチームワークを作るのに大事だとお伝えしました。

しかし、新入社員の方は「何を話せばいいのか分からない…」と思う方も多いですよね。

そこで、ここでは雑談の鉄板ネタをご紹介します。

話題に困ったときは、参考にしてみてください。

男性との雑談のネタ

スポーツ

野球やサッカーは、男性であれば見ている人も多いようです。

好きなチームが同じなら、会話も盛り上がります。

時事ネタ

社会人であれば、ニュースを見たり、新聞を読んだりしているはずです。

時事ネタや最近のニュースの話題であれば、年代問わず盛り上がるでしょう。

会社の人間関係の話

共通の知り合いの話や変わった取引先の人の話も盛り上がります。

上司の悪口を言ってスッキリしている人もいるそうですよ。

趣味の話

男性同士であれば、趣味が合う方も多いのではないでしょうか。

漫画やゲーム、車、バイクなど、たくさんあるので、話を聞いてみるだけでも楽しそうですね。

趣味がない、という方もこの話題を出して趣味を作ってみるのもいいですね。

少し下世話な話

「社内で誰が美人か」という話も盛り上がるようです。

男性同士なら下ネタも雑談のネタの一つになるようですが、やりすぎると引かれてしまうので注意が必要です。

生活・お金の話

株の話や家を買う話、ふるさと納税の話なども興味をひかれる話題のようです。

男女問わず気になる話題ですよね。

女性との雑談のネタ

食べ物の話

コンビニの新商品の話や有名なレストランの話など、女性は食べ物の話が大好きです。

気になっているけど、食べたことがないものがあれば、聞いてみると盛り上がるかもしれませんね。

テレビ・ドラマ・映画の話

今やっているドラマや映画の話であれば、世代が違っても盛り上がるようです。

好きな俳優やアイドルの話だけでなく、芸能ネタなども鉄板の雑談ネタですよ。

会社の人間関係の話

こちらも男性と同様、共通の知り合いや取引先の人の話、上司の悪口で盛り上がるようです。

女性の場合だと、「あの部署の○○さんがカッコいい。」とかいう話でも盛り上がりそうですね。

恋バナ

恋バナは聞いているだけでも楽しいですよね。

結婚している人が相手なら、なれそめを聞いてみると意外な一面が見えるかもしれません。

女子ならではの話

コスメやファッション、アイドルや美容ネタなども盛り上がります。

在宅勤務なら、ビデオ会議のときにうっかり映り込んでしまったペットの話を振ってみると喜ばれそうですね。

在宅勤務ではコミュニケーションの工夫が必要!その工夫の方法とは?のまとめ

  • 在宅勤務でのコミュニケーションの工夫方法は以下の6つ
    • 状況を積極的に共有することでコミュニケーションをとりやすくする
    • ONとOFFの切り替えを宣言する
    • チャットでのコミュニケーションは分かりやすく工夫する
    • 素早い返事を期待しない
    • ビデオ会議は映像をオンにしてコミュニケーションをとる
    • 雑談も大事なコミュニケーション
  • 在宅勤務でのコミュニケーション不足の対策は以下の4つ
    • チャットを頻繁に確認する
    • 短くコメントする
    • ポジティブな言葉を使うようにする
    • 断るときは理由を伝える

在宅勤務の場合は、いつも以上にコミュニケーションに気を遣わなくてはいけません。

新入社員の方もいきなり大変ですが、必ずサポートしてくれる人がいますので、がんばりましょう!

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