フリーアドレスをやめた原因と対策!やめる前に読んでほしい記事

今までのように、社員がオフィスに固定の席を持たず、自分の好きな席で働くというフリーアドレス制。

近年、働き方改革やテレワークによる、ワークスタイルの変化でこのフリーアドレスを導入する会社が増えました。しかし、その一方でフリーアドレスが上手くいかず、やめたという会社も少なくないようです。

私の会社もフリーアドレスなのですが、個人的にはフリーアドレスは良いなと思っています。

フリーアドレスが上手くいかないと思うことにはどんな原因があるのでしょうか？そして、その解決方法とは…

フリーアドレスの失敗の原因と対策についてまとめました。

これからフリーアドレスを検討している方は、失敗しないためにも参考にしてくださいね♪

フリーアドレスをやめた原因5選!なぜ失敗するの?

冒頭でも書きましたが、フリーアドレスをやめた会社もあるようですが、なぜ失敗するのでしょうか。

フリーアドレス制が上手くいかない理由を5つ紹介します。

誰がどこにいるのか把握しにくい

まず1つ目は常に同じ席に座っているわけではないので、誰がどこにいるのか分かりにくいということです。

電話の取り次ぎや来客時など、まずその該当の社員がどこにいるのか探すのに手間がかかってしまいます。社員が多い会社であればなおさらですね。

上司に直接相談したいことがあっても、上司がどこにいるのか分からなければ探す時間がかかり、業務に支障が出るかもしれません。

社員の仕事の効率が悪化したり、社員から不満が出てしまうということもあるようです。

集中力が落ちる

2つ目は、雑談が増えて集中力が落ちるということです。

フリーアドレスのオフィスでは共有スペースや自由に移動できるオープンな空間で、雑談が多くなるということがありがちなようです。

レイアウトによっては、会話や雑音が聞こえてしまい、業務に集中できなくなってしまいます。

その結果、業務に支障が出て失敗する原因にもなります。

個人の持ち物の管理が難しい

3つ目は書類や文房具など個人の持ち物の管理が難しいということです。

固定席であれば、デスクの上に置いたり、引き出しに入れたりして管理することができますが、フリーアドレスだとそれができないため、毎回移動させる必要があります。

また、保管用に個人のロッカーなどを用意する必要があります。

毎回移動させる必要があるということは紛失の原因にもなりかねません。重要書類を紛失してしまえば大問題になりますね。

デスクの上に忘れ物があった場合も困ってしまいます。このような理由から、書類だけでなく物の紛失が増えたという事例もあるようです。

部署内での連携不足が起こる

4つ目は同じ部署やチーム内でのコミュニケーションが減り、連携不足が起こるということです。

もともとフリーアドレスのメリットは、部署内という枠を超え、他部署との交流を増やすことがメリットです。

しかし、フリーアドレスでは部署ごとで固まって座るわけではないので、逆に部署内ではコミュニケーションが不足するということが起こります。

部署内での連携が不足すると、上司の目が部下に行き届きにくくなり、仕事をきちんと処理できずクレームに繋がることもあります。

また、同じ部署の先輩が近くにいないと、新人教育がままならないというのもありがちな失敗だそうです。

このように部署内での連携不足は、業務にもさまざまな支障が出てきます。

席やメンバーが固定化される

最後の5つ目は、結局メンバーや席が固定化されてしまうということです。

毎朝席を選ぶのが面倒であったり、お気に入りの席があったり、同じ人が同じ席に座り、結局は席が固定化してしまうということもあります。

また、席は変わっていてもいつも同じメンバーが集まっていたりというパターンも少なくないようです。

これでは、フリーアドレスにした意味がありません。

結局は固定席と変わらない状況になるばかりか、仲が良いメンバーが集まってしまうと、2つ目に述べたように雑談が増えたり、仕事に集中しづらい環境となってしまいます。

5つ目の席やメンバーが固定化されるというのはかなりありがちなことなのかなと思います。

実際私も毎回ほぼ同じ席に座ってしまいますし、そうしている人が多いように見受けられます。

一度居心地の良い席を見つけてしまうと、どうしても毎回その席に座りたくなるものなのです…。

フリーアドレスにするメリットってなに？

フリーアドレスという言葉をよく聞くようになったのは、ここ数年というかんじがしますが、実は最初に導入されたのは1987年なんだそうです！驚きです。

90年代から2000年代にかけて、各企業が導入し始め、フリーアドレスが浸透していきました。

フリーアドレスを導入する会社は、どのようなメリットがあって導入するのでしょうか？

フリーアドレスにすると、自由にレイアウトを変えることができるので、組織編成が変わったり、プロジェクトごとのチーム編成が変わった時に、容易に対応することができます。

固定席だとコミュニケーションを取る相手も固定されがちですが、フリーアドレスにすることで、偏りなくコミュニケーションを取ることができますね。

また、昨今テレワークが普及している中で、テレワークとの相性も良いと言えます。

全員が一斉に出社することがないので、全員分の席を用意する必要がありません。

例えば出社率が50%なら、席を今までの半分用意し、フリーアドレスにしておけば省スペース化でき、残りのスペースを会議室にできます。

もしくは場所自体を移動して小さくしてしまえば、コスト削減にも繋がります。

固定のデスクではないので、私物をデスクの上に置きっぱなしにすることができません。ロッカーなどに毎回しまう必要があるので、オフィス内が整理整頓されます。

パッと見た時に、デスクの上が整理整頓されていて、ごちゃごちゃしていないのはとても気持ちがよく、良いことですね。

フリーアドレスには主にこのようなメリットがあります。

フリーアドレスで失敗しない対策とは？

最後にフリーアドレスを失敗せず、続けるための対策を4つ紹介します。

社員の位置を把握できるシステムの導入

誰がどこにいるのか把握するのが大変だと述べましたが、これを解決するために社員の位置を把握できるシステムを利用する方法があります。

Web上で確認できるシステムもあるので導入すると便利でしょう。

フリーアドレスに適したオフィスのレイアウトや環境づくりをする

同じ人が同じ席に座ったり、メンバーが固定化されるのを防ぐために、席を決めるルールを作りましょう。

例えば、席をくじやルーレットで決めたり、ローテーションにするということです。

また、集中したい人のために、集中できる個別エリアを設けるという工夫をするといいでしょう。

ペーパーレス化と物の管理

固定のデスクがないことで物の管理が難しく紛失しやすいと述べましたが、それを防ぐために個人のロッカーを用意しましょう。文房具やオフィスで使う消耗品は共有のものを用意し、一括管理をするといいでしょう。

また、重要な書類の紛失を防ぐためにペーパーレス化を進める必要があります。

部署内で連携が取れる工夫

部署内でのコミュニケーションが不足しないように定期的にミーティングをするなど、こまめに報告、連絡、相談ができる環境づくりが大切です。

ほかにも、同じ部署やチームのメンバーが一緒に仕事をする日を設けることも対策の一つです。

メールや電話でも報告、連絡、相談はできますが、やはり定期的に顔を合わせる日があるほうがいいですね。

フリーアドレスをやめた原因と対策！やめる前に読んでほしい記事まとめ

・フリーアドレス失敗の原因

・フリーアドレスのメリット

・失敗しないための対策

せっかくフリーアドレスにするのであれば、失敗したくないですよね。

まずは、環境づくりや社内でフリーアドレスにする意図やルール注意事項を周知することが大切なのかなと思いました。