皆さんは在職証明書ってご存じですか？
賃貸やローンの契約、転職、保育園の入園申請などで提出を求められることがありますが、
いろいろな事情で提出が難しい場合もありますよね。
今回は在職証明書の代わりになるものはどんなものがあるかについて、ケース別にご紹介します。
Contents
在職証明書の代わりになるものってあるの？
在籍証明書の代わりになる書類は、提出先や用途によっては存在します。
在職証明書とはその名の通り、「企業に在籍している（いた）ことを証明する書類」です。
ちなみに、場面によっては「在籍証明書」「勤務証明書」「雇用証明書」「就労証明書」などと呼ばれることもあるそう。
決まった形式はありませんが、入社日や在籍部署、職位、業務内容などを主に記載します。
実はこの在職証明書、企業に発行する義務はないんです。
そのため通常であれば勤務先に依頼して発行してもらえばいいのですが、転職する場合や退職後だと最悪の場合発行してもらえないことも…。
また、転職に必要な書類を今の職場に発行してもらったり、過去の勤務先に発行を依頼するのはちょっと気後れしてしまいますよね。
ネットにはフォーマットがたくさんありますが、社判が必要ですから当然自分で作成することもできません。
でも大丈夫。
「提出先の相手が何を確認したいか」によって、違う書類で代用できるケースもあるんです。
もちろんまずは提出先に相談するのが一番ですが、代わりに使えそうな書類の例を見ていきましょう！
ここでは在職証明書の代わりになる可能性があるものについてご紹介します。
必要書類や用途は提出先によってさまざまなので、まずは提出先に確認してみましょう！
在職証明書の代わりになる可能性がある書類はこれ！
在職証明書の代わりになる可能性がある書類を見ていきましょう。
あくまで一部の例ではありますが、きっと準備できそうなものがあるはずです。
退職証明書
発行する時点ですでに退職していれば、退職証明書というものもあります。
これは退職後2年以内であれば発行する義務があるので、在職証明書をなかなか発行してもらえないときに有効です。
また、業務内容や職位、賃金などを記載できる点でも職歴証明書に一番近いものです。
就業内容について詳しく証明するときに候補になりそうですね。
健康保険証
これは１番ハードルが低いものですが、お持ちの健康保険証に勤務先の名前や健康保険組合の名前が入っていませんか？
もしあればこれが在籍証明になる場合があります。
とにかく公的書類でその企業に在籍していることが確認できればOK、という場合に有効ですよ。
給与明細票・源泉徴収票
勤務先から給与を受け取っているということで、給与明細書や源泉徴収票も証明になる場合があります。
企業に在籍していることや収入を確認したいときに有効です。
紙で発行される場合はしっかり保管しておきましょうね。
雇用保険被保険者証
雇用保険に加入していれば、雇用保険被保険者証というものが存在します。
そんなの持ってない…という方もいると思いますが、これは在職中は勤務先で保管されていることも多いものです。
転職の場合は入社の手続きに際に提出するものなので、これだけで済めば一石二鳥ですね。
もし手元にない場合は、ハローワークで雇用保険の加入履歴も照会することができるので、それを提出する方法もあります。
被保険者記録照会回答票
厚生年金に加入している方は、厚生年金の加入記録を参照することでも職歴を確認することができます。
被保険者記録照会回答票には資格取得・喪失日と当時の勤務先の名前が書かれているので、いつからいつまでどこに勤めていたか、というのが一目でわかります。
勤務先と期間が確認できればOKであればこれも選択肢ですね。
年金手帳などを持って行けば全国どこの年金事務所でも取得することができます。
ちなみに日本年金機構の「ねんきんネット」に登録していれば、自宅のパソコンなどで確認することも可能ですよ。
内定通知書
これは使えるケースが限られますが、内定通知書も代わりになることがあります。
勤務の内容というより、この先も安定した収入が得られることなどを確認したい場面で使えます。
在職証明書の代わりになるものは？公務員に転職の場合
在職証明書が必要なケースとして、まず転職があります。
入社する人の職歴や業務内容を確認するためであることが多いですが、実際に一般企業で提出を求められることは少ないようです。
ですが公務員に転職する場合、それまでの職歴を踏まえて初任給を決定するために、在職証明書の提出を求められるケースが多くあります。
在職証明書には在籍部署・職位・業務内容などを記載できるので、用意できない場合は退職証明書が一番近い内容になるでしょう。
また、応募条件として一般企業での経験年数を設けていることもあります。
その場合休職していたとしても他の書類ではその事実を確認できないので、証明として使用できないこともあります。
下記の書類などを組み合わせれば足りるケースもありますが、採用条件や用途によって異なるので自治体への確認が必要です。
退職証明書 雇用保険被保険者証 被保険者記録照会回答票
在職証明書の代わりになるものは？保育園の入園申請の場合
働く親が保育園の入園申請をする際にも在職証明書が必要です（その際は就労証明書などと呼ばれることが多いようです）。
これはもともと勤めている先に発行をお願いすることになりますし、勤務先も職場復帰のために快く発行してくれるのではないでしょうか。
ただ、保育園の入園申請の場合は、目的が「在職していることを確認すること」ではなく「保育できないことを証明すること」であるところが少し特殊です。
自営業や個人事業主であれば就業状況申告書、病気なら診断書、就学なら在学証明書など、その人の事情によってかなり多岐にわたります。自治体に相談してみましょう。
内定通知書 就業状況申告書 診断書 在学証明書 介護状況申告書 など
在職証明書の代わりになるものは？賃貸契約・ローンの場合
普段の生活で一番機会が多いのが、いわゆる「審査」が必要なものを契約するときです。
たとえば賃貸物件の入居時や住宅ローン、さらにはカードローンやクレジットカードの申し込みなどがそれにあたります。
この時相手が確認したいのは「きちんとお金を支払ってくれるかどうか」。
逆に言うと、それさえ確認できれば以下のような書類で充分対応できますよ。
健康保険証
給与明細票・源泉徴収票
内定通知書
我が家も世帯主の転職と同時に引越しが必要になったことがありますが、内定通知書があれば充分と言われ実際審査も問題なく通りました。
これ以外にも、勤務先に電話をかけて在籍確認をするという方法もよくとられます。
このほか、給与振込がある銀行での手続きであれば、口座に給与が振り込まれていることが確認できればOKであることも。
また、給与明細票を使用する場合は、今の時点での支払い能力を確認するため有効期限を設けているとこともあるので注意です。
ちなみにこれらは審査に必要な書類なので、本人確認は別途行うことがあります。免許証や住民票など、他に必要なものがないかも忘れずに確認してくださいね。
在職証明書の代わりになるものは？公務員転職・保育園・ローンなど!まとめ
ここまで在職証明書の代わりになるものをご紹介してきました。
退職証明書
健康保険証
給与明細票・源泉徴収票
雇用保険被保険者証
被保険者記録照会回答票
内定通知書
もちろん、手続きをする上で求められた書類を提出できるに越したことはありません。
ですがそれが難しい場合は、「何を確認したいのか」によって他の書類で充足できることもあります。
ここでご紹介したものはあくまで例ですので、提出先にしっかり確認してスムーズに手続きを行いましょう！
